インド出張7日目/ 出張中の出張報告(日報)と小まめな報連相は最重要事項/ 海外出張報告書の書き方と報連相の仕方

08-出張

デリー空港到着。

出張中に一番気を付けているところは、出張報告と報連相。

毎日出張報告を書くのは大事。メモを取っていたとしても変えると忘れてしまう事が多々ある。だから、出張中に毎日書いておいた方が良い。運が良ければ帰国後に書く出張報告書を免除してもらえる。書く必要があっても、毎日の報告書を合体させて少し手直しすれば良いだけ。

毎日の出張報告は、会議であれば会議をしている相手と一緒に、議事録がてら書くのがおススメ。相手と合意した内容がそのまま報告書となる。同行者がいる場合は、同行者と一緒に書く事。同行者と異なる事を書いて報告してしまうとややこしい。「俺が書いておきます」と自分の出張報告で同行者の分もまかなってあげれば、同行者に貸しも出来るし、関係者からのウケも良い。もちろん、役割が違う場合は、この方法は使えないが、同行者と一緒に書く事は重要。送る直前に内容を見てもらうだけでも構わない。

時間がなければ、箇条書きでキーワードだけでも良い。とにかく毎日書くことが重要。

次に報連相。上司と一緒に出張行っているのであればしなくても良いが、上司が日本にいる場合は小まめに電話やラインで報連相をした方が良い。予期せぬ悪い事態が発生したら、発生した直後に報告と相談が必要。大概の上司は部下が自分の思い描いている方向に事を進めて帰ってくる事を期待している。帰ってから「違う方向に進む事になりました」とどれだけ理由を説明しても決して納得してくれないだろう。しかも、既に帰ってきてしまっているから後の祭り。まさに、取り返しの付かない状況になり、信頼は失うし、最悪出張に行かせてもらえなくなる。

だから、小まめににラインで写真や状況を事細かに報告して、あたかも上司の頭に情景が浮かぶ様にしておく必要がある。これは決して怠ってはならない。

海外出張であればなおさら、高いコストがかかっているのだから、事前の準備はもちろんのこと、出張中の報連相も過剰なほどやらなければならない。

これが俺が何回も海外出張に行っては失敗して経験して、学んだ事。ご参考に。


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